Những nguyên tắc cần biết để xây dựng chế độ phúc lợi cho nhân viên hiệu quả

Phúc lợi đem lại hạnh phúc cho nhân viên, đồng thời tạo ra nhiều giá trị gia tăng cho doanh nghiệp. Nhưng để phát triển và vận hành một chính sách phúc lợi sao cho hiệu quả không đơn giản. Xây dựng phúc lợi cho nhân viên cần lưu ý những nguyên tắc gì, cùng tìm hiểu qua bài viết sau. 
  • Nhân viên công ty bạn không mấy hứng thú khi tham gia các hoạt động mà bạn dày công tổ chức?
  • Bạn phân vân lựa chọn giữa hàng chục ý tưởng và vẫn không biết làm thế nào để xây dựng chương trình phúc lợi hợp lý?
  • Là doanh nghiệp mới thành lập, bạn không có nhiều ngân sách để chi trả cho phúc lợi nhân viên?

Nếu bạn đang gặp phải một trong những vấn đề trên, đã đến lúc bạn cần kiểm tra lại chế độ phúc lợi, hoặc kế hoạch xây dựng chế độ phúc lợi của mình. 

Phúc lợi luôn là mối quan tâm hàng đầu của người lao động bên cạnh lương bổng. Một tổ chức không thể vận hành trơn tru nếu thiếu đi những chính sách chăm sóc nhân viên hiệu quả. Tuy nhiên thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, thường không có sự đầu tư đúng đắn vào phúc lợi nhân viên. Các công ty khởi nghiệp cũng gặp tình trạng loay hoay không biết xây dựng chính sách phúc lợi sao cho hợp lý. Có quá nhiều hoạt động phúc lợi để lựa chọn trong khi ngân sách hạn chế cũng là nguyên nhân khiến chương trình phúc lợi không đạt được hiệu quả cao nhất như mong muốn của các nhà lãnh đạo. 

Các hoạt động phúc lợi ngày càng đa dạng và đổi mới. Tuy nhiên một chính sách phúc lợi hiệu quả vẫn cần đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc sau. 

Phúc lợi cần đáp ứng nhu cầu thực sự của người lao động

Nếu bạn cho rằng quyền lợi nhân viên được quyết định bởi Nhà sáng lập hoặc Tổng giám đốc, đã đến lúc thay đổi quan điểm. Bởi đó chính là một trong những nguyên nhân khiến nhân viên không nhiệt tình với những phúc lợi được cung cấp. 

Để xây dựng chế độ phúc lợi hiệu quả, bạn cần xác định nhu cầu thực sự của nhân viên bằng cách tạo điều kiện cho họ đề xuất các hoạt động phúc lợi mong muốn. Để nhân viên không e ngại với việc bày tỏ ý kiến cá nhân, hãy sử dụng các bảng khảo sát ẩn danh và đảm bảo thông tin thu được chỉ dùng cho mục đích duy nhất là cải thiện phúc lợi của họ. 

Bên cạnh đó, bạn nên phân tích kỹ các đặc điểm nhân khẩu học của lực lượng lao động. Ví dụ, với những doanh nghiệp có số lượng nhân viên nữ trong độ tuổi lập gia đình cao, hãy chú ý các phúc lợi liên quan đến sức khỏe thai sản, các chuyên đề đào tạo về quản lý tài chính gia đình và chăm sóc con cái. 

Kết hợp giữa nhu cầu thực sự cùng với các chỉ số phân tích thận trọng từ đặc điểm nhân khẩu học của nhân viên, bước đầu bạn đã có một chính sách phúc lợi lấy người lao động làm trọng tâm.

Phuc-loi-danh-cho-nguoi-lao-dong-truoc-het-la-vi-loi-ich-cua-chinh-nguoi-lao-dong
Phúc lợi dành cho người lao động trước hết là vì lợi ích của chính người lao động

Cân bằng lợi ích giữa doanh nghiệp và người lao động

Song song với việc tìm hiểu nhu cầu của người lao động, bạn cần xác định các lợi ích mà doanh nghiệp sẽ đạt được khi triển khai các hoạt động chăm sóc nhân viên. Điều này giúp bạn tính toán kỹ lưỡng ngân sách dành cho quỹ phúc lợi, cũng như thiết lập các điều khoản sử dụng phúc lợi hợp lý. 

Hãy bắt đầu với những câu hỏi:

  • Mục đích của bạn khi xây dựng chính sách phúc lợi là gì?
  • Phúc lợi cho nhân viên đem đến lợi ích cụ thể gì cho doanh nghiệp của bạn?
  • Bạn đánh giá tầm quan trọng của chương trình phúc lợi đến mức nào?

Một số vấn đề khác bạn cần xem xét khi đặt lên bàn cân lợi ích của doanh nghiệp với lợi ích của người lao động:

  • Chi phí nhân viên cần đóng góp nếu có (chẳng hạn như bảo hiểm sức khỏe cho người thân của nhân viên)
  • Chi phí quản lý và nguồn nhân lực để vận hành chính sách phúc lợi
  • Kế hoạch làm việc với nhà cung cấp phúc lợi.
Một chính sách phúc lợi hiệu quả cần tính toán chi phí kỹ lưỡng
Một chính sách phúc lợi hiệu quả cần tính toán chi phí kỹ lưỡng

Đảm bảo người lao động hiểu và tham gia tích cực chương trình phúc lợi 

Mỗi khi triển khai một chương trình phúc lợi, phòng Nhân sự luôn gửi đến người lao động thông báo chi tiết và các thông tin cần biết về gói phúc lợi. Tuy nhiên, không phải lúc nào nhân viên cũng hiểu rõ lợi ích họ được nhận, cũng như phương thức tận hưởng phúc lợi cùng các điều khoản kèm theo. 

Lý do này dẫn đến tình trạng nhiều nhân viên không hào hứng tham gia chính sách phúc lợi. Do đó, bên cạnh thông báo chính thức ban đầu, Nhân sự cùng ban Quản lý cần thường xuyên truyền tải và cập nhật thông tin đến người lao động. Việc này sẽ giúp nhân viên nhận thức rõ hơn về các giá trị mà họ nhận được. 

Một số cách hiệu quả giúp người lao động hiểu và tích cực sử dụng các gói phúc lợi:

  • Khảo sát nhân viên để tìm hiểu điều họ vướng mắc, từ đó cung cấp thông tin họ cần thông qua các cẩm nang, hình ảnh dạng infographic đơn giản. Hãy nhớ nội dung càng ngắn gọn càng tốt. Quá nhiều chữ trong văn bản hay hình ảnh sẽ khiến nhân viên bỏ qua hoặc chỉ đọc lướt thông tin. Chia nội dung thành nhiều email để gửi hàng tuần nhằm hạn chế việc “bội thực” thông tin.
  • Gửi email với nội dung chăm sóc sức khỏe hàng tháng, kèm theo hoạt động phúc lợi mà nhân viên đang có.
  • Tận dụng các kênh truyền thông nội bộ như nhóm Facebook, nhóm Zalo để nhắc lại các thông tin quan trọng.
  • Đối với các gói bảo hiểm, hãy kết hợp tổ chức các lớp học chăm sóc sức khỏe hàng quý với việc mời nhà cung cấp bảo hiểm đến giải thích các quyền lợi.
  • Quan trọng nhất, hãy đảm bảo nhân viên được hỗ trợ và trả lời thắc mắc nhanh nhất có thể.
Thuong-xuyen-to-chuc-cac-buoi-dao-tao-pho-bien-quyen-loi-cho-nhan-vien
Thường xuyên tổ chức các buổi đào tạo, phổ biến quyền lợi cho nhân viên

Đánh giá định kỳ để kịp thời cải thiện chính sách phúc lợi

Một chương trình phúc lợi hiệu quả trong giai đoạn hiện tại không có nghĩa sẽ áp dụng được cho năm tiếp theo. Tổ chức các tuần đánh giá định kỳ để cải thiện chương trình khi cần là nguyên tắc bạn không được bỏ qua. 

Nhân viên chính là nguồn cung cấp thông tin thiết thực nhất để bạn đánh giá điểm mạnh và điểm yếu của chính sách phúc lợi. Bạn có thể tổ chức các cuộc khảo sát toàn công ty về mức độ hài lòng, cũng như ngẫu nhiên chọn vài cá nhân để trò chuyện trực tiếp nhằm tìm hiểu sâu hơn nguyện vọng của họ. 

Ngoài ra, hãy yêu cầu các đối tác cung cấp phúc lợi thường xuyên cập nhật dữ liệu sử dụng phúc lợi của nhân viên. Việc tận dụng nền tảng quản lý phúc lợi trực tuyến từ các đơn vị tư vấn như Papaya cũng là cách nhanh chóng để bạn trích xuất các thông tin cần thiết. 

Kết hợp các dữ liệu đã có ở trên cùng việc xem xét những xu hướng phúc lợi mới từ thị trường và đối thủ cạnh tranh, bạn sẽ có những đánh giá khách quan nhất. Từ đó dễ dàng cải thiện các hoạt động sẵn có, bổ sung các dịch vụ mới hoặc thay đổi ngân sách quỹ phúc lợi.

Kết

Chi phí dành cho chế độ phúc lợi là không nhỏ. Đừng lãng phí ngân sách và thời gian của bạn vào chiến lược phúc lợi không được nhân viên đón nhận. Tuân theo các nguyên tắc xây dựng chế độ phúc lợi hiệu quả sẽ giúp bạn cải thiện sự hài lòng của nhân viên và tiết kiệm đáng kể chi phí của doanh nghiệp.

Uyen Ho
Khám sức khỏe
Thái Trần
Product Designer
Không chỉ doanh nghiệp lớn mới cần đến bảo hiểm sức khỏe  nhóm.
Đã đến lúc trao cho nhân viên sự quan tâm mà họ xứng đáng được tận hưởng!
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.